 |
| مرحلة التخطيط للمشروع: الفصل الأول |
الدخل المادي
أين ستبدأ هذا المشروع؟
بيان المهام الخاصة بك
مهمتنا
الفائدة العائدة على الشركة...
إن نجاحنا في تحقيق هدفنا سيعود بالتأكيد بعائد مادي معقول وهذا العائد سيمثل زيادة في الدخل الشخصي لكل فرد منا وكذلك سيمثل تحسنا في برامج الانتفاع القصيرة والطويلة الأمد وكذلك تحسين بيئة العمل والقدرة على استحداث أدوات إنتاج من أجل ضمان زيادة إنتاجنا وضمان الابتكار والجودة. ولا شك في أن أداءنا لعملنا على أحسن وجه ممكن، وبكامل قدرتنا سيمكننا من إظهار مهارتنا ومعرفتنا عن الدعاية للشركة التي سنتقدم للعمل بها أو إظهار تمتعنا بالمهارة والقدرة الإبداعية عند كتابة سيرتنا الذاتية.
وقد ترتكز مذكرة مهامك على رغبتك بأن تعرف شركتك بأنها الشركة التي تقدم خدمات سريعة ويمكن الاعتماد عليها أو بأنك الشركة التي تنتج مصنوعات تلتزم بالجودة وتكاد تخلو من العيوب أو أنك تعرض خيارات متعددة لمنتجات محددة تتميز بالقدرة على التحمل.
وكما ترى فإن الفصول القادمة التي سنتكلم فيها عن بيان المهام وكيفية تثبيت وضع شركتك في السوق ستثبت أن كل هذا مجرد البداية فقط. ربما تنجح في هذه الأيام، ولكن الوقت يتغير، والمنتجات تتغير، والاحتياجات تتغير، ولكي تظل شركتك في مجال العمل في السنوات القادمة فعليك أن تتقبل التغيير وأن تتكيف مع هذا التغيير.
يحتاج إلى نسبة مهما كانت الخطة المالية التي قمت بوضعها مسبقاً محكمة، ومهما كان التخطيط لها قد تم بعناية وتفصيل حسابات فإن هناك حسابات سيتم إغفالها دون شك. ولم أقابل في حياتي رجل أعمال لم يتكلف أموالاً إضافية عند تأسيس مشروعه عن تلك التي خطط لها مسبقاً أو توقعها ويمكن القول تحديدا بأن أي مشروع جديد قد ثلاثين إلى خمسين بالمائة زيادة في نسبة رأس المال الذي كان أصحاب المشروع يحلمون به، وفي معظم الحالات فإن أي مشروع يبدأ في وجود نقص حاد في التمويل يكاد يكتب له الفشل مسبقا
كيف ستحدد احتياجاتك المالية وكيفية تمويلها؟
وفي أحد الكتب القديمة التي تتحدث عن "المشروعات التجارية" ينصح أحد الحكماء البناءين بأن يحسبوا تكاليف الإنشاء قبل البداية في التشييد حتى لا ينفد منهم المال ويظهرون بمظهر الحمقى أمام جيرانهم.
التكاليف المختفية
لقد مرت على شخصياً بعض الحالات العجيبة لشركات قللت من حجم احتياجاتها المالية أو فشلت في التوقع. فهناك على سبيل المثال شركة طبع ونشر قررت في يوم ما بناء مبنى جديد لاستيعاب النمو المتزايد للشركة، وقد تبدو هذه الحالة غير مرتبطة بعملية تأسيس شركة جديدة ولكنها مطابقة تماماً لتلك الحالات التي تحدث عند التأسيس وقد انتهت الشركة من بناء المبنى الجديد ثم قامت بشراء طابعة عملاقة متعددة الألوان ولكن عندما وصلت الطابعة في صناديق الشحن اكتشفوا أنه عند الأثاث المعدني تجميعها فإنها ستكون أثقل بكثير مما يمكن أن تتحمله الأرضية الأسمنتية التي تم وضعها حديثاً وتكبدت الشركة تكاليف ضخمة في تكسير الأرضية ونقل أجزاء الطابعة إلى الخارج ثم صب أرضية جديدة يمكنها تحمل ثلاثة أضعاف الوزن.
وهناك شركة أو بالأحرى مصنع أسس لإنتاج ا قام بشراء معدات لحام إلكترونية ثم اضطر المصنع إلى إعادة تركيب وصلاته الكهربية لاستيعاب الزيادة في استهلاك الطاقة وهناك شركة أخرى قامت بشراء وحدة معالجة رسومات إلكترونية من أجل زيادة الإنتاج لكل موظف وضمان جودة وفاعلية المنتج، ثم اكتشفت الشركة فيما بعد أن هذه الآلات لم تكن سوى جزء بسيط من حجم الإنفاق اللازم، لأن كل واحدة منها احتاجت إلى ذاكرة إضافية، وقرص صلب أكبر حجماً ونظام تخزين ملفات إضافي، والعديد من اللوحات الأم، وأجهزة معالجة الجرافيك وأجهزة أخرى ليس من السهل إحصاؤها، وحتى البرامج المخصصة للنظام كانت عتيقة الطراز وبحاجة إلى تحديث، واضطرت الشركة في النهاية إلى شراء طابعة ليزر جديدة حتى لا يبقى الموظفون في انتظار طويل حتى ينتهي تحديث أجهزة الكمبيوتر. أنا أعلم التفاصيل الدقيقة لهذه القصة لأنها حدثت في شركتي في عام ١٩٩٧ لذلك فإنه من الضروري أن تستكشف وتحقق وتتفهم كل التكاليف المختفية المرتبطة بأي استثمار حتى يتحقق لك التحكم بهذا الاستثمار.
هناك خطأ شائع آخر وهو يتعلق بحالة اللاتوازن في مخزون السلع. ومثال على ذلك فإن أي صاحب مشروع يعتقد أنه سوف يبيع الكثير من المئات أو الآلاف من سلعة معينة في مدة محددة ثم يحدث شيء غير متوقع، فنصف عدد المنتجات يغادر الرفوف بسرعة أكبر من النصف الآخر الذي يظل مكانه لا يتحرك ويلاحظ المالك أن عليه أن يقوم بتخزين ضعف المنتجات التي تباع حتى يلبي الاحتياجات المطلوبة، وبالتالي فإن عليه أن يشترى مكونات تلك المنتجات. وفجأة تصبح لديه مشكلة في مساحة التخزين وطريقة عرض المنتجات، وأيضاً لوجود نسبة كبيرة محتجزة من المال على هيئة منتجات لا تتحرك من فوق الرفوف
التحكم في حجم المخزون
إن العمل القائم على التخزين يجب أن يكون به منتجات لكي تباع، ويجب أن يكون قادرا على تلبية المتطلبات في أوقاتها المناسبة. والمستهلكون حاليا ليس لديهم صبر، وهم يريدون تلبية فورية لمتطلباتهم، وهم على استعداد للذهاب إلى المكان الذي يوفر لهم ذلك. وعلى حسب قدرتك على جمع المعلومات الممكنة عن اتجاهات البيع في السوق المرتبطة بمنتجاتك من المحالّ التجارية، أو من زيارة المنافسين ودراسة طرق دعايتهم وإعلاناتهم على قدر ما ستتمكن من التنبؤ بشكل صحيح بأحوال السوق.
التكاليف الخارجية
عليك أيضاً أن تحدد ما هي المصادر والخدمات الخارجية التي سيحتاج إليها مشروعك، ومدى تكلفة تلك المصادر أو الخدمات، ومعرفة إمكانية توفرها أو عدمه، والقائمة قد تمتد إلى ما لا نهاية:
فهناك الخدمات القانونية، والحسابات وطرق التخلص من المخلفات الضارة وغير الضارة، وخدمات إعادة الإنتاج والشحن والبريد المباشر، والدعاية ووسائل الإعلانات، وشراء وتركيب الأنظمة التليفزيونية وخدمات التصميم والديكور إلى نهاية القائمة. والتكاليف غير المتكررة تندرج ضمن ميزانية بداية المشروع.
ولكن التكاليف المتكررة تندرج تحت ميزانية التشغيل، وعلى ذلك فرأس المال الابتدائي لا بد من أن يغطى كل تكاليف التأسيس، وعليه فإن رأس المال المخصص للتشغيل والمبيعات والسيولة المالية يجب أن يفوق كل عمليات التشغيل.
مصادر التمويل
هناك عدد قليل من المشروعات التي يتم تأسيسها دون تمويل خارجي وعدد أقل منها يستطيع الاستمرار دون تمويل إضافي. وطالما أنك مستمر في مشروع ما فإنك ستظل تدفع فوائد لقروض قد استخدمتها لتمويل مشروعك وكما جرت كالعادة فإن المشروعات في بدايتها يتم تمويلها بواسطة أصحاب رأس المال، أو استثمار عائلي، أو عن طريق قرض أصول أو عقارات، أو التمويل عن طريق البنوك، وأعتقد أن أحد أهم أهدافك يجب أن يتمثل في العثور على تمويل لمشروعك بحيث لا يفقدك سيطرتك على المشروع أو ملكيته أو حتى روح المشروع وهدفه، فالمستثمر يمكنه أن يمتلك مبنى شركتك دون أن يمتلك الشركة نفسها.
وخلال أيام الشدة والرخاء التي مرت على أثناء إدارتي لمشروعي، حاولت جيدا وبقدر ما أستطيع أن أتجنب أن أبيع أي جزء من شركتي تحت ضغط الظروف المالية العسيرة؛ لأن آخرا ما يمكن أن أتحمله هو أن أذهب إلى مكتبي في الصباح لأجد المالك الجديد وقد جلس فوق كرسي.
لقد أردت أن يتولى المالك الجديد زمام الأمور عندما أكون مستعداً لذلك، وعندما يكون ذلك لمصلحتي ولكن هذا لم يحدث في الواقع فقد جلس الدائنون على كرسي مكتبي لثمانية أعوام طوالا حتى تمكنت من تسديد أنا
الديون
وبشكل عام، كنت عندما أحتاج إلى سيولة مالية أحاول الحصول على مصادر تمويل عن طريق البنوك، أو عن طريق أخذ قروض بضمان وثائق التأمين على حياتي، وكان هناك أكثر من بوليصة تأمينا على الحياة امتلكتها لمدة طويلة حتى صارت لها عائدات مالية معقولة.
واعتمدت أيضاً كأحد مصادر التمويل على الشيكات مقبولة الدفع، ومن يتعامل بهذه الطريقة فعليه أن يحذر من أن البنوك لديها قيود على تاريخ إصدار هذه الشيكات، وكان البنك الذي أتعامل معه قد منع صرف أي أموال عن طريق الشيكات مقبولة الدفع إذا كان أي جزء من حسابات العميل قد تأخر عن تسعين يوماً من تاريخ استحقاقه، وعليك دائماً ألا تعتمد على أموال لن يدعك البنك تحصل عليها.
المبيعات والتدفق النقدي
وهناك جزء أساسي من عملية التنبؤ بوضع العمل في المستقبل وهو أن تعرف ما هو حجم المبيعات ، والتدفق النقدي الذي سوف تحتاجه شهرياً لضمان استمرار العمل وإمكانية الوصول إلى ذلك
الملكية الفردية
في الملكية الفردية ، الفرد هو الشركة وأسهمك في ملكية الشركة تخصك ، وكذلك فإن ملكيتك الخاصة تخص الشركة ولا يوجد فصل بينهما ، وعليه فأنت تدفع ضرائب كوحدة متكاملة وضرائب الدخل الشخصي تطبق على كل دخلك ومستنداتك الخاصة بالضرائب الشخصية تشمل وثائق خاصة بعملك وطبيعة ذلك المشروع وكذلك فإنه يمكنك خصم مصروفات مشروعك وخسائره من حساب ضريبة الدخل العام .
وهذا النوع من الملكية له في وجهة نظري نقطتان سلبيتان واضحتان أولاهما أنه لن يكون لديك فصل قانوني بين عملك وملكيتك الشخصية كما هو الحال في الشركة ذات المسئولية المحدودة ، أو المؤسسة . فلو ضاع مشروعك أو أفلس فسوف تذهب معه سيارتك ومنزلك وذلك على حسب كمية الديون المستحقة على هذا المشروع .
ثانياً : لو أنك تخطط للحصول على قروض من الخارج فسيكون من الصعوبة على هؤلاء الممولين أن ينظروا إليك على أنك مشروع اقتصادي متفرد وربما ظنوا أن هذا القرض لن يكون له شكل أو طبيعة اقتصادية سليمة ، ومن الطبيعي ألا يعطيك أي ممول أمواله لكى تتمكن من تحسين مستوى معيشتك وحياتك الخاصة . والممولون فى الغالب يفضلون أن تكون قروضهم مضمونة ومحمية إذا كنت تحلم ببناء مشروع اقتصادي ناجح ، ومستمر أعتقد أن عليك أن تنظر في خيار آخر غير الملكية الفردية لما له من حدود ومعوقات
الشراكة
دائماً ما أنظر إلى نظام الشراكة أو الملكية المشتركة على أنه كالزواج . شخصان غالباً ما يكونان من بيئة مختلفة يعتقدان أن بإمكانهما العيش سويا تحت سقف واحد ولكن المشاكل تبدأ في الظهور بعد ذلك وعلى عكس الزواج الذى يتمتع فيه الطرفان بالمودة والرحمة والأولاد ، ونصائح الأهل والأصدقاء فإن الشراكة تجمع بين طرفين كل المشترك بينهما هو مكالمات الهاتف وفواتير المصاريف وعلى قدر ما رأيت من شركات ذات ملكية مشتركة على مر السنوات لم أر أياً منها يكتب له النجاح طويلاً ، وهناك شركة بين أخوين فشلت بشكل ذريع في مدة عامين فقط على الرغم من أن العمل كان ناجحاً ومنتجاً ، ولكن لكونهما أخوين فقد سمحا لأشياء وتفاصيل صغيرة مثل توثيق العقود أن تفسد هذه الشراكة .
ثم تعقدت الأمور بعد ذلك لأن أحدهما كان هو الشريك المتصرف بينما كان الآخر شريكاً صامتاً إذا جاز هذا التعبير . إذا كنت تعتقد أن الطلاق عملية مؤلمة فأنت بالتأكيد لم تر شركة ذات ملكية مشتركة أثناء عملية الانفصال . ( وهنا يجب أن أضيف أنني لم أشمل في وصفى هذا الشراكات التي تبني في أساسها على شكل محترف مثل العيادات الطبية أو شركات المحاسبة وما شابهها لأن حجم تلك الشراكات الكبير والتفهم الواضح بمعنى الشراكة مع الأفراد يعطيها فرص نجاح أعلى ) .
وعندما تنفصل شراكة ما فإن هناك أصولاً يجب أن تقسم وهو ما يؤدى في الغالب إلى نشوب حرب بين الأطراف . ولقد قرأت تقارير كثيرة في جريدة " وول ستريت " المالية ، وفي مجلات اقتصادية أخرى عن النهايات المؤسفة لشركات ناجحة وذات شهرة واسعة. وقد قرأت قصة عن شركة معمارية رائدة ووصفت المشاكل التي أدت إلى انفصال مالكيها السيد فلان والسيد فلان شريكه منذ زمن .
وقد لاحظت أن المجال بقصص عن كيف يتخلص الشركاء من شركائهم وكيف تبدأ الشركات في الانهيار والزوال وقد لاحظت من خلال مراقبتي لمجال العمل بأن هناك ثلاثة أسباب وراء فشل أى شراكة : أولها أن الشريك الذى يعمل بجد أكثر يعتقد أن شريكه لا يبذل مجهوداً يستحق عليه العائد الذي يربحه ثانيها أنه لو أن كلا الشريكين لديه نفس النسبة من السيطرة على عمليات التشغيل فإن حالة من السكون تنشأ عندما لا يتفق الشريكان على قرار مصيري مما يعطل سير العمل ولكن أعظم سبب للفشل ، من خلال ما لاحظته هو أن كل شريك يستطيع أن يتصرف بالنيابة عن الشركة بشكل منفرد .
كل شريك يستطيع أن يوقع عقوداً أو يبرم اتفاقات أو يحصل على قروض وفى كل تلك الحالات فإن كلا الشريكين مسئول بشكل فردی و جماعي عن هذه القرارات، وملتزم قانونياً عن كل قرار يتخذه كلاهما . ومجرد قرار خاطئ واحد قد يدمر كلا الشريكين وينهي ما ظن الشريكان أنه سيكون شراكة دائمة ومريحة للطرفين إن إنشاء مشروع على افتراض أن شريكك قد يكون على قدر المسئولية أشبه ببناء منزل على الرمال .
الشركة ذات المسئولية المحدودة
هذه
الشركة هي خطوة كبيرة فوق الشركة ذات الملكية الفردية ولكنها مجرد خطوة بسيطة أدنى
من مستوى المؤسسة . معظم الولايات تسهل من إجراءات إنشاء شركة ذات مسئولية محدودة
والوثائق
المطلوبة بسيطة ، وكذلك تبدو المصروفات قليلة للغاية أنا وزوجتي " كارلا
" لدينا شركة ذات مسئولية محدودة لإدارة وتأجير عقار نمتلكه . في البداية كنا
نملك ذلك البناء تحت أسمائنا الشخصية كملكية شخصية ، ولكن بعد نصيحة مثمرة من
"روبرت کیوزاکی " مؤلف كتاب " الأب الغنى والأب الفقير " لاحظنا
أنه إذا حدثت كارثة اقتصادية ما فإننا قد نتعرض للمساءلة وربما فقدنا العقار ومعه منزلنا
وجميع الأصول التي نمتلكها ، إن الشركة ذات المسئولية المحدودة تحمى أملاكك الشخصية
، ولكن هيكل تنظيمها أقل تعقيداً من المؤسسة لأن عائدات تلك الشركة ومصروفاتها تظل
موجودة في وثيقة الضريبة الشخصية رقم . ١٠٤٠
وبشكل
عام فإن على أعضاء أى شركة ذات مسئولية محدودة تنظم اجتماعاً سنوياً لتسجيل القرارات
المتخذة خلال العام . وبكلمات بسيطة يجب أن تدار الشركة ذات المسئولية المحدودة على
أنها مشروع اقتصادي وليس مجرد وسيلة صممت للتهرب من الضرائب
المؤسسة
المؤسسة
هي كيان قانونی منفصل ومحدد تبدو كما لو كان لها حياة خاصة بها . وقد تتعرض المؤسسة
للإفلاس بدون أن تؤدى إلى إفلاس مالكيها أو حملة أسهمها ، وفى حالة فشل مؤسستك أو إفلاسها
فإن مسئوليتك القانونية عن ذلك الإفلاس تشبه مسئوليتك عن ديون جارك مثلا ) إلا إذا
قمت أنت أو مجلس إدارة مؤسستك بالتورط في عمليات غير قانونية ، ففى هذه الحالة ربما
تواجه قضايا قانونية أو تتعرض للسجن ، إلى آخر هذه النوعية من المتاعب ) .
وقد
استخدمت مصطلح " المسئولية القانونية " لأنني أعتقد أننا جميعاً نتحمل المسئولية
الأخلاقية عن تلك الديون التي تسببنا فيها سواء كان ذلك من خلال مؤسسة أو بدونها .
وهناك ظروف معينة قد لا تدعم فيها المحكمة تلك الحصانة القانونية لصاحب المؤسسة ، وفى
هذه الحالات فإن ما يعرف بـ"حصانة المؤسسة" قد يسقط . وقد يدعى محامو الدائنين
أنك لم تتبع الشكليات المتعارف عليها ، مثل اختيار مجلس إدارة للمؤسسة وإجراء اجتماعات
بين حاملي الأسهم وأعضاء مجلس إدارة المؤسسة ، وقد ترى المحكمة أن هيكل مؤسستك قد أعد
من الأساس لعزلك عن مسئولياتك والتزاماتك وفي هذه الحالة قد تحاكم بمسئوليتك عن ذلك
الفشل .
وإذا
أردت أن تنشئ مؤسسة جديدة ولم يكن لديك الأصول الكافية أو كنت تفتقر إلى الخبرة في
مجالك ، أو لم تقم بتحديد معدل فائدة ثابتة لقروضك فإن مموليك أو الداعين لمؤسستك قد
يلجأون إلى اتخاذ إجراءات صادقة لحماية استثماراتهم ولو أن ثقتهم في نجاح مؤسستك محدودة
فقد يصرون على أن تضمن تلك الاستثمارات بضمانات شخصية وربما طلبوا منك بوصفك مستأجراً
لمبنى يملكونه أو لمخزن أو محل أو كمقترض من أحد بنوكهم ، أو كمشتر الموادهم الخام
أو منتجاتهم ، أو كمستفيد من إحدى خدماتهم أن تتعهد بأن تدفع لهم تلك الأموال بشكل
شخصي في حالة إفلاس المؤسسة ، وقد تعنى تلك التعهدات شيئا في حالة المؤسسات الصغيرة
أو المحددة ، ولكنها بالتأكيد لا تعنى الكثير في حالة المؤسسات الكبرى لأنه من المستحيل
عملياً أن يضمن شخص. ديون مؤسسة قد تتعدى قيمة معاملاتها المئات من الملايين . والجميل
في عمل المؤسسات أنها توفر أفضل شكل قانونى واقتصادى للتوسع في الأعمال مستقبليا .
ومن خلال المؤسسة يمكنك أن تجتذب المزيد من الاستثمارات الخارجية ، أو أن تبيع حصصاً
من الشركة أو أن تعرض علانية أسهم الشركة للمضاربة متبعاً بذلك كل اللوائح والقوانين
التي تسنها الحكومة لضمان وحماية المستثمر البرىء .
شبه المؤسسة
هي شركة
تشبه المؤسسة إلى حد كبير ، ولكن هيكلها التنظيمي يختلف عن الشكل التقليدى للمؤسسة
. وبشكل عام فإن هذا الاختلاف يكمن في الاستفادة من الرخصة التي يعطيها القانون الفيدرالى
للضرائب ؛ بأن يدفع حامل الأسهم الرئيسي الضرائب الخاصة بالشركة ، وأن تخصم خسائر الشركة
في وثائق الضرائب الشخصية الخاصة به
ومزايا
شبه المؤسسة هى أنك لا تدفع الضرائب مرتين على نفس الدخل وكذلك ألا تتضاعف تلك الضرائب
عندما يحين الوقت لكي تبيع أصولاً من الشركة أو تقوم بتفكيكها وقد يكون في هذا نفع
كبير لك
عندما
تختار الهيكل القانونى لشركتك فاختر الشكل الذي يضعك في أفضل موضع للحصول على التمويل
اللازم للاستثمارات المطلوبة ، وفي نفس الوقت يوفر أكبر قدراً من الحماية للممتلكات
الشخصية ، ولأن نقص رأس المال يضعف أي مشروع ، وتوافره يساعد المشروع على النمو والازدهار
، فإن النظام المؤسسى يبدو هو
الخيار الأفضل
كم
موظفاً ستحتاج ؟ وما الذي سيقومون بإنجازه ؟
وفي
الكلام عن التوظيف فإن أكبر خطأين يقع فيهما أى صاحب مشروع هو نقص الموظفين أو زيادتهم
بدون داع . وتبدو المشاكل المرتبطة بذلك واضحة للغاية وفي حالة قلة الموظفين فإنك لن
تستطيع التوفية بمطالب المستهلكين أو العملاء من حيث الخدمات أو التوصيل والمواعيد
النهائية لتسليم المنتج التي وضعها هؤلاء العملاء ، أما إذا مرض أحد موظفيك أو أخذ
إجازة فإن مشاكلك سوف تتضاعف وإذا كان عدد موظفيك زائداً على الحد فإنك بذلك تدفع أجوراً
من أجل أن يجلس موظفوك على مكاتبهم ولا يفعلون شيئا ، وقد تبدو خدمة عملائك جيدة جداً
؛ لأنه سيكون لديك موظفون أو ثلاث للتعامل مع كل عميل ومشكلة المشروعات الصغيرة تكمن
في عدم قدرتها على إيجاد التوازن بين عدد الموظفين ومطالب العملاء أو المستهلكين ،
وقد يكمن الحل فى التدريب المستمر لموظفيك أو التوزيع الجيد لمهام العمل داخل هيكل
الشركة التنظيمي .
وخلال
سنوات الرخاء في شركتي ( فيما يتعلق بحالة التوظيف ) كان لدى ثمانية موظفين في إدارة
التصميم وكانت أعمالهم الفنية تدر دخلا للشركة يكفى لتغطية مرتباتهم ، وكذلك ثلاثة
موظفين في إدارة الدعم والمساعدة ، ولو أنني احتجت إلى تعيين شخص تاسع فإن توزيع الزيادة
في نسبة المرتبات على الدخل العام الذى كان يدره الموظفون الثمانية كان سيكون مقبولاً
ولم يكن ليزيد من أعباء الشركة .
ولكن
كنتيجة لتراجع مستوى الإنتاج إلى جانب بعض القرارات غير المدروسة ، صار علينا الاكتفاء
بثلاثة مصممين فقط إلى جانب ثلاثة في قسم الدعم والمساعدة . وكنتيجة لقلة الإنتاج أصبح
على هؤلاء المصممين الثلاثة تحمل عبء مرتبات موظفي قسم المساعدة الذي كان يتحمله ثمانية
مصممين من قبل . ولم تكن المشكلة تكمن فقط فى أن التصور المسبق لإنتاج الشركة لم يعد
يعمل ، ولكننا كنا سنضطر إلى تحمل نسبة أعلى في توزيع المرتبات مقارنة بالدخل (۳۳) إذا أردنا توظيف شخص جديد وليس
نسبة %۱۲٫٥٪
التي كنا سنتحملها لو كان عندنا ثمانية موظفين يدرون دخلا للشركة كما كان الحال من
قبل ولقد تعاملنا مع المشكلة على قدر استطاعتنا عن طريق تكليف الكمبيوتر بأداء بعض
العمليات التي كانت تتم بشكل يدوى ، أو عن طريق إعادة هيكلة قسم الدعم وتخفيض عدد الموظفين
، وعن طريق تعيين مصمم إعلانات بدوام جزئى حيث كان غاية في الكفاءة للقيام بمسئوليات
الإنتاج بدلاً من مصمم آخر أقل كفاءة كان يعمل بدوام كامل، وكانت هذه الخطوات الأولى
من سلسلة خطوات قمنا بها لنجعل شركتنا أكثر إنتاجاً وأكثر قدرة على مواجهة التحديات
التي قابلتنا في الشهور القادمة
ما هي السياسة التي ستطبق على هؤلاء العمال ؟
كان
هناك شاب صغير ( إذا كنت تعتقد أن ٢٥ سنة سن صغيرة ) وكان يدير مشروعاً خاصاً به فى
نفس المبنى الذي توجد به شركتي ، وكان هذا المقاول الشاب المجتهد يعمل بالتجارة منذ
ثلاثة أو أربعة أعوام وكان يشرف على فريق من رجال المبيعات يعملون بالعمولة إلى جانب
مديرة مكتب تعمل بمرتب ثابت ولأسباب متعددة أصبح صديقاً لى وكان دائماً ما يأتي ليسألني
عن أشياء تتعلق بالعمل ، وفي يوم ما دخل إلى مكتبى وسأل إن كان لدى وقت لأتحدث معه
فقلت له : " تفضل" ، وكان هذا سؤاله : " ستكمل مديرة مكتبى عاماً من
العمل معى الأسبوع القادم وكنت أتساءل إذا كان هناك شيء ما أستطيع عمله من أجلها كأن
أعطيها علاوة في المرتب أو إجازة مدفوعة الأجر " ؟ ( تذكر أنني قلت إنه شاب صغير
! ) .
وكان
سؤالى له كالآتى : " ما هي سياسة الشركة لديك ؟ " ماذا يقول كتاب التعليمات
الخاص بالموظفين عن ذلك ؟ " نظر إلى وعلى وجهه عبارات عدم الفهم ثم قال :
" كتيب الموظفين ، ما هو كتيب الموظفين ؟ هل لديك كتيب خاص بالموظفين ؟
"
أحضرت
له نسخة من كتيب الموظفين الخاص بشركتنا . كان مبهوراً للغاية كان شاباً صغيراً فعلاً)
قلت له : " إذا أحببت يمكنني أن أعطيك نسخة من كتيب الموظفين الخاص بنا على قرص
كمبيوتر ، ويمكنك طبعه وتغيير اسم الشركة حيثما تظهر في الكتاب ، وقم بأى تغييرات تريدها
وبعدها سيكون لديك " كتيب موظفين " . كان سعيداً جداً وممتناً لتلك المساعدة
مع أ حتى اليوم ما زال يدين لي بدعوة غداء معظم المؤسسات الكبرى لا يمكنها حتى أن تحلم
بالعمل اليوم بدون تدوين كل سياسات العمل والتوظيف لديها مسبقا . ومع أنه هذا فإن الكثير
من الشركات الصغيرة تظن أنها لصغر حجمها لا تحتاج إلى مثل تلك التعليمات ، وهذا بعيد
جداً عن الحقيقة حتى لو كان لديك موظف واحد وحتى لو كان حجم كتيب التعليمات لديك هو
ثلاث صفحات فقط ، فابدأ من اليوم في تدوينه وبدون كتيب موظفين فلن يكون لديك قاعدة
تستطيع من خلالها أن تضع إجراءات التعيين والفصل أو نظام الأجازات والأجازات المرضية
مدفوعة الأجر ونظام العلاوات والترقى إلى نهاية تلك الأمور . وهناك بعض النصائح والمحاذير
التي يجب مراعاتها عند تدوين وتوزيع كتيب الموظفين .
أولاً
: يجب أن تتأكد من أن السياسات تطبق بشكل عادل على جميع الموظفين الذين يعملون في ظروف
عمل واحدة ويمكن أن يكون لديك سياسة لموظفى الدوام الكامل ، وأخرى لموظفي الدوام الجزئى
، وثالثة لموظفى العمولة ، ولكن سياسة أي جماعة من تلك الجماعات تطبق على كل العاملين
المنتمين إليها
ثانياً
: عليك أن تحرص على إزالة أي غموض أو لبس من سياسة شئون الأفراد، وأن تجعل تلك السياسات
بسيطة الفهم
والتطبيق : ادرس جيدا القوانين والإجراءات التي تتعلق بمجال عملك وتأكد من أن كتيب تعليماتك لا يحوى أية بنود أو سياسات تتعارض مع سياسة الولاية أو القانون الفيدرالى ، وربما من الأفضل أن تستشير محامياً خاصاً بالإجراءات والسياسات العمالية لمزيد من التزام القانون وتحرى الدقة في الإجراءات . معظم الولايات تعتبر ما يوجد فى كتيب التوظيف على أنه عقد مكتوب بينك وبين الموظف ، وبكلمات أخرى كن ثالثاً رابعاً حريصاً على ما تعد به موظفيك فى كتيب التعليمات ، وافحص جيدا كل التفسيرات الممكنة لأى بند فيه حتى لا تجد نفسك متورطاً في متاعب قانونية لاحقاً ، أو ربما من الأفضل أن تستشير متخصصا في تلك الإجراءات وهم كثيرون ( وأنا أعرف بعضاً منهم ( لكي يفحص تلك التعليمات وسوف تكتشف أن محاميك سوف يعترض على طبع هذا الكتيب والسماح للموظفين بالاطلاع عليه لأن هذا الكتيب من الممكن أن يحتج به في أي محكمة على أنه عقد مكتوب ، والكثير من شركات المحاماة ليس لديها كتيب تعليمات مكتوب لهذا السبب وحده. وعلى الرغم مما رأيت من القضايا المتعلقة بتلك الإجراءات ، ما زلت أظن أنه من الأفضل للشركة وموظفيها أن يكون هناك كتيب تعليمات توضع فيـه سياسات الشركة وإجراءاتها وأخيراً : عليك أن تتأكد من اتباعك لتلك التعليمات التي وضعتها مسبقا مما يوفر عليك عناء الذهاب إلى المحكمة ، على يد موظف سابق يظن أنك قد قمت بتطبيق تلك السياسات على بعض الموظفين دون البعض الآخر ، وأكثر الحالات الخطيرة التي قد تنشأ من مواقف كهذه ما يسمى بـ " الفصل التعسفي " حيث يُقيم موظف سابق دعوى بأنك قد قمت بفصله دون أسباب مقنعة ، أو حالات أخرى مثل عدم تطبيق اللوائح والتعليمات بشكل عادل ومتساو بين جميع الموظفين والقوانين تختلف فيما يتعلق بـ " حقوق العمال " من مكان لآخر ، ولذلك عليك التأكد من الإجراءات التي تنطبق على شركتك .
الخطة الأولية
عندما
تستطيع الإجابة عن تلك الأسئلة الثمانية الأساسية للمشروع
- متى سأبدأ مشروعي ؟
- أين سيكون مكانه ؟
- ما هو الاسم الذي سأطلقه عليه ؟
- كيف سأقوم بتأسيسه ؟
- ما نوع الهيكل التأسيسي الذي سأقوم بإنشائه ؟
- كم موظفاً سوف أحتاج وما هو المطلوب منهم ؟
- ما هي السياسة التي سأطبقها على هؤلاء الموظفين ؟
- كيف سأجد المال لتمويله ؟
وتكون
قد انتهيت من كتابة وتدوين كل الإجراءات المنطقية سيكون لديك خطة عمل أولية أمام عينيك
. وأنا أقول "أولية" لأنه لن يكون هناك خطة نهائية على الإطلاق. وكما سنناقش
فيما بعد ، سوف ترى أن عملك الجديد سوف يتطور ويتغير على مر السنين ، وسوف تحتاج إلى
تصميم خطط جديدة والبحث عن موارد وتمويل جديد ، وربما ترغب في تغيير الهيكل العام لشركتك.
ولكن على الأقل بوجود خطتك الأولية فأنت مستعد للمضي إلى الأمام !
( الكلمات المفتاحية )
إرسال تعليق